Antradienį vykusiame rajono savivaldybės Kontrolės komiteto posėdyje buvo iškeltas klausimas dėl galimybės savivaldybės tarybos nariams prisijungti prie administracijos dokumentų valdymo sistemos. Beje, šis klausimas į viešumą iškeltas jau ne pirmą kartą.

Teoriškai taip, o praktiškai?

Suteikus tokią galimybę, tarybos nariai lengviau prieitų prie dokumentų, kurie yra dokumentų valdymo sistemoje.

Anot komiteto pirmininko Mindaugo Tarnausko, praėjusiame Kontrolės komiteto posėdyje buvo suformuotas protokolinis nutarimas kreiptis į rajono savivaldybės administraciją dėl galimybių sukurti prisijungimus prie šios sistemos tarybos nariams.
Kaip paaiškėjo, Bendrojo skyriaus vedėja Rita Vaičiūnienė, pateikusi atsakymą šiuo klausimu, komiteto pirmininkui rašė, kad teoriškai techninės galimybės tarybos nariams dirbti dokumentų valdymo sistemoje yra, bet dėl sistemos sandaros nėra galimybės atskirti dokumentų su asmenine besikreipiančių asmenų informacija nuo dokumentų, kurie tarybos nariams bus reikalingi.

M. Tarnauskas, siūlydamas pasigilinti į klausimą iš esmės, svarstė, ar administracijos darbuotojai, dirbdami su besikreipiančių asmenų privačia informacija, administracijoje pasirašo leidimą dirbti su konfidencialia informacija.

„Jeigu aš neklystu, jie tokio dokumento nepasirašo. Juk tarybos nariai yra renkami tų pačių besikreipiančių asmenų į savivaldos instituciją. Labai abejoju, kad šis atsakymas yra pakankamai argumentuotas“, – komentavo M. Tarnauskas.

Komiteto nariams M. Tarnauskas teigė manantis, kad dėl prisijungimo prie šios sistemos reikėtų informuoti visus tarybos narius ir rekomenduoti tokią galimybę apsvarstyti kituose komitetuose.

Neveiksnumo klausimas

„Man teko dirbti Vilniaus miesto savivaldybės administracijoje ir ten labai normalu, kai tarybos nariai turi prisijungimus ir gali matyti pateiktus projektus, juos vizuoti, gali matyti besikreipiančių asmenų problemas. Galų gale, turėdami tokią galimybę, galbūt galėtume išgyvendinti kai kurių skyrių neveiksnumo klausimą“, – tęsė komiteto pirmininkas.

Komiteto narys Martinas Eimutis, pritardamas tokiam pasiūlymui, kalbėjo, kad „toks sprendimas įneštų daugiau kontrolės“. Taip pat, anot jo, tarybos nariams atsirastų galimybė savo rinkėjams atstovauti dar geriau. Juolab tokia praktika taikoma ir kitose šalies savivaldybėse.

Tarybos sekretorė Inga Kanapeckienė siūlo, jei tarybos nariams bus suteikta galimybė naudotis dokumentų valdymo sistema, ne tik kontroliuoti dokumentų „vaikščiojimą“, bet po truputį pereiti prie protokolinių sprendimų elektroninio varianto. Viena iš galimybių – sprendimų projektus svarstymui taip pat pateikti šioje sistemoje.

„Tokiu atveju siūlyčiau ir patiems tarybos nariams pradėti dirbti šioje sistemoje. Po truputį, po žingsnį. Pradėti nuo protokolų, vėliau dar kažką prijungti“, – kalbėjo I. Kanapeckienė.

Neretai gyventojai kreipiasi į išrinktus tarybos narius ir teiraujasi apie vieną ir kitą administracijai atsiųstą prašymą, kreipimąsi ar kitą dokumentą, tačiau čia susiduriama su jau minėta problema – tarybos nariai dažnai apie tokius dokumentus, atsiųstus į administraciją, nežino, nebent jie būna vizuojami. Kitu atveju tarybos nariai turi kreiptis į administraciją dėl tam tikro rašto, taip gaišdami laiką.

Dokumentų valdymo sistema savivaldybės administracijoje įdiegta praėjusių metų pradžioje, kai administracijai vadovavo Evaldas Sniečkus. Ją mūsų savivaldybėje įdiegė UAB „Idamas“. Dokumentų valdymo sistema leidžia savivaldybei registruoti gaunamus, kurti ir siųsti siunčiamo pobūdžio dokumentus, elektroninėje terpėje realizuoti visą dokumento gyvavimo ciklą – nuo sukūrimo iki archyvavimo. Sistema leidžia taip optimizuoti įstaigos darbą, kad organizacija galėtų visai arba iš dalies atsisakyti popierinių dokumentų.